prima visita nel tuo studio dentistico

 

LA PRIMA VISITA NELLO STUDIO DENTISTICO

Come affronti la prima visita del tuo studio dentistico? Vuoi rendere efficace la prima visita del tuo Studio Dentistico?
Negli scorsi articoli abbiamo parlato di marketing odontoiatrico, del primo contatto telefonico e dell’accoglienza del nuovo paziente da parte della segretaria in sala d’attesa. Ora tocca a te!

Se tutto è andato come doveva andare, il paziente è nello studio dentistico e sta a te ora confermare la sua idea positiva sulla tua struttura.
Concentriamoci prima sulle parti tecnico/organizzative e poi sulla componente empatico/emozionale, così da costruire passo per passo lo schema vincente per rendere efficace la prima visita nello studio dentistico.

LA SALA OPERATORIA DI PRIMA VISITA

prima visita studio dentisticoSe hai più sale operatorie, non puoi pensare di fare le prime visite nella sala che si libera per prima.
Il successo parte dall’avere una sala operatoria dedicata e curata con la stessa attenzione della sala d’attesa.
La sala operatoria di prima visita deve essere ampia, colorata ed accogliente.
Devi trasmettere serenità. Il paziente che arriva nel tuo studio dentistico per la prima volta potrebbe avere avuto brutte esperienze nel passato e tu hai il compito di cancellarle e di fornirgli un servizio prima emozionale e poi professionale. La professionalità deve esserci, ma non è sufficiente.

Hai mai pensato ad una parte iconografica nella sala di prima visita per spiegare tutte le procedure che stai per proporre al paziente, o magari delle brochure da presentare all’occorrenza?
Ovviamente puoi riutilizzare questi materiali informativi anche sui canali social e sul sito dello studio.

Il risultato che dobbiamo raggiungere è quello di un nuovo paziente che nella tua sala operatoria per la prima volta pensa “Wow! Come ho fatto a non trovarli prima?”
Tutto deve essere ordinato e deve trasmettere professionalità!

Un’altra accortezza, ad esempio, è quella di far si che nello studio siano presenti i kit di prima visita, regolarmente imbustati e disposti sul vassoio operativo prima che venga fatto accomodare il paziente.

Questo sia per evitare che l’assistente perda tempo a cercare gli strumenti necessari, sia per non dare l’impressione di scarsa professionalità e organizzazione.
Così facendo renderai efficace la prima visita nel tuo studio dentistico.

DALL’ASSISTENTE AL DOTTORE

prima visita nel tuo studio dentisticoL’Assistente di uno studio dentistico è la tua spalla destra dal momento in cui il paziente lascia la sala d’attesa fino al momento in cui vi ritornerà. Falle indossare il sorriso oltre al camice!
E’ la persona che accompagna il nuovo paziente dalla sala d’attesa alla sala operatoria.

Ed è responsabile del perfetto funzionamento dello studio, dalla gestione dei materiali presenti, ai moduli e alle brochure utilizzate dal dottore per spiegare le principali attività. Dopo che l’assistente ha fatto il suo lavoro preparando la strumentazione, accogliendo e facendo accomodare il paziente, è arrivato il tuo momento.

Prima di cominciare la prima visita, organizza bene i tuoi pensieri sulla base di quanto scritto dalla segretaria in merito al motivo per cui il paziente ha fissato una visita. Inizia col controllare, se presenti, RX, OPT, endorali o qualsiasi altro tipo di informazione strumentale presentata dal paziente.

Una volta entrato e svolto i primi convenevoli, chiedi qual è il motivo che lo porta a fare questa visita, magari usando domande aperte come:
“Ha dolori o fastidi su denti o gengive?”
“Cosa non le piace del suo sorriso?”
“Ha problemi di masticazione?”

Cerchiamo poi di scoprire come ci ha conosciuto, servirà per le statistiche marketing dello studio.
Ora che hai rotto il ghiaccio, puoi chiedere il permesso di effettuare la visita. E’ sempre bene questa fase iniziale in cui spingiamo il nuovo paziente a fidarsi della persona che ha difronte per portarlo a fidarsi del medico che ha davanti.

Nella maggior parte dei casi, a questo punto, puoi già impostare un semplice piano di trattamento al quale seguirà un preventivo. Nei casi più complessi seguirà una indagine più approfondita.
Non dimenticare mai di spiegare al paziente cosa stai per fare.

Lo farà stare più tranquillo. Lo stile deve essere chiaro, diretto e allo stesso tempo, accudente.

LE PAROLE DA USARE

prima visita studio dentisticoOra penserai che sto per sconsigliarti parole o argomenti da trattare con i nuovi pazienti nella prima visita nel tuo studio dentistico. Credo sia inutile dirti che ci sono degli argomenti completamente proibiti come: Sesso, Religione o Politica.

Ognuno di questi argomenti può risultare un terreno minato, portando a contrasti immotivati che distruggerebbero tutto il tuo lavoro di feeling che hai curato fino a quel momento.

Più che con i pazienti, alla radice del successo tuo e del tuo studio dentistico, ci sono le parole da usare con il tuo staff, segretarie e assistenti. I rapporti devono essere impostati sul massimo rispetto e sul reciproco apprezzamento che funziona solo se nasce da un’empatia vera, sulla quale ti consiglio di iniziare a lavorare fin da subito.

Applicando in maniera sincera la legge del “Per favore e grazie”, scoprirai che anche il tuo approccio con i pazienti risulterà più empatico, ricco di soddisfazione e capace di generare fiducia.

Noterai con piacere che, a parità di preventivo economico, verrai preferito ai tuoi colleghi, per la tua gentilezza, serenità ed empatia oltre che per la tua professionalità ed organizzazione.

ADEGUATI ALLA PERSONA CHE HAI DIFRONTE

prima visita studio dentisticoQuando visiti un nuovo paziente il tuo atteggiamento dovrebbe essere duplice:
• Devi adeguarti ai suoi livelli di pensiero ed emotività
• Devi mantenere il tuo status di odontoiatra che decide il piano di trattamento secondo i migliori canoni terapeutici.

Quindi, soprattutto nella prima visita nel tuo studio dentistico, il tuo linguaggio non può essere troppo tecnico, ma il più semplice possibile e variabile in base all’interlocutore che hai davanti.

Ricorda che devi essere sempre tu ad adattarti agli altri quando spieghi e non il contrario. Farsi capire è necessario se vuoi che il paziente accetti quello che gli proponi.

Per questo è importante la tua preparazione clinica, i corsi svolti, i convegni, gli articoli e i libri letti e studiati durante tutta la tua carriera. Devi essere bravo a capire il paziente e fargli immaginare quello che stai spiegando.

Lì avrai la sua fiducia. Lì sarai capace di affrontare qualsiasi tipologia di paziente e situazione.

LA FINE DELLA VISITA

prima visita studio dentisticoL’uscita di scena del dentista è importante tanto quanto il suo ingresso. Dopo la fase di conoscenza, creato il feeling, compresa la persona che abbiamo davanti e il suo caso clinico, è arrivato il momento di riassumere il tutto e convincere il paziente che ha trovato la persona giusta per risolvere i suoi problemi.

Per rendere efficace la prima visita nel tuo studio dentistico devi dimostrare tutta la tua professionalità in modo chiaro, semplice e comprensibile.

Abolisci i giri di parole, troppi termini scientifici complessi e riflessioni cliniche articolate, ma soffermati invece su esempi legati alla quotidianità, e utilizza meno parole e soprattutto chiare.

Ovviamente capiterà che ci sarà bisogno, a volte, di utilizzare termini scientifici, in quel caso fermati e spiega con calma a cosa ti stai riferendo.

Nel finale della prima visita il grosso del piano di cura sarà preparato dall’assistente attraverso il gestionale dello studio. Il piano verrà poi presentato come preventivo dalla segretaria, solo quando il paziente sarà seduto difronte a lei. Sarà quello il momento in cui si parlerà dei pagamenti e verrà affrontato il lato economico del trattamento di cura.

Il dentista è un medico, tu curi il paziente e devi dimostrare di essere al di fuori da questioni cantabili ed amministrative.

Lasciando la sala operatoria chiedi nuovamente al paziente se ha ancora qualche dubbio sul piano di trattamento, fai un controllo di quanto scritto dall’assistente, e lo affidi alle cure dell’assistente che penserà a tutte quelle piccole attività legate alla sua dimissione.

Come avrai notato ci sono molte attività da svolgere dal momento in cui il potenziale paziente chiama e fissa un appuntamento a quando uscirà dal tuo studio dentistico avendo accettato il piano di trattamento consigliato. Segui questi consigli per rendere efficace la prima visita nel tuo studio dentistico.

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