coronavirus studio dentistico

CORONAVIRUS STUDIO DENTISTICO | CONSIGLI PRATICI DI GESTIONE DURANTE L’EMERGENZA 

Quello che sta succedendo in questi giorni ha davvero dell’incredibile, un vero e proprio danno per l’economia italiana, in particolar modo per quelle piccole realtà locali che ad oggi, dopo ordinanze restrittive e il panico diffuso, si ritrovano ad affrontare una vera e propria crisi. Locali chiusi al pubblico a seguito di ordinanze, ristoranti semi deserti, aziende ad un passo dalla banca rotta! Una vera tragedia per l’economia italiana.

Il sole 24 ore
Lombardia, Veneto e Emilia Romagna, le regioni più colpite, sono anche quelle che incidono sul 40% del PIL italiano. Il settore del turismo, che incide sul 12% del PIL globale, ha subito una stangata. Confcommercio stima una perdita complessiva di 5-7 miliardi di euro.

Come OSM Medical non possiamo giudicare le misure preventive prese dello stato per contenere il virus. Per quanto alcune di queste possano apparire, oggettivamente, abbastanza maldestre. Non siamo virologi né medici esperti. Siamo consulenti per studi dentistici e quello che possiamo fare è giudicare la comunicazione degli enti preposti verso le aziende e gli ammortizzatori, assenti per ora, pensati per le imprese in difficoltà.

Possiamo anche stabilire, senza alcun dubbio, che le notizie siano state cavalcate in maniera eccessiva dai mass media diffondendo un’isteria di massa, quantomeno parzialmente non giustificabile.

“Esiste un’unica forma di contagio che si trasmette più rapidamente di un virus. Ed è la paura”

Questo bellissimo aforisma di Dan Brown sintetizza un concetto importante: la prima regola dovrebbe essere sempre quella di non diffondere la paura.

 

Si ma come possiamo gestire la situazione coronavirus nel nostro studio dentistico?

Il consiglio che sentiamo di darti è quello di non farti prendere dal panico, ma invece con lucidità e positività prendere atto della situazione: il tuo studio dentistico potrebbe essere pesantemente rallentato fino al 15 o addirittura il 30 di Marzo. Nella situazione attuale, potrebbe venire spontaneo, e magari sembrarti utile, protestare sui canali social, ma in realtà non serve a nulla perché lo Stato o le Regioni (come anche il Virus) non faranno marcia indietro.

Come gruppo OSM Medical ci schieriamo al fianco degli studi odontoiatrici, supportando il dentista nei momenti di maggiore difficoltà. Soprattutto in questo periodo, devi sapere che non sei da solo. Per questo abbiamo ideato un breve vademecum per aiutare realtà come la tua a limitare, per quanto possibile, l’impatto che questa emergenza potrebbe causare.

L’obiettivo di questo documento è fornirti, in caso di difficoltà, dei suggerimenti pratici e operativi da mettere in atto fin da subito per quanto riguarda la gestione del tuo studio.

Ogni Dentista, all’inizio della sua attività, è mosso da un fuoco iniziale che arde e che lo spinge ad immaginare e poi aprire il suo studio. Quel fuoco dopo anni di attività potrebbe affievolirsi, in alcuni casi quasi spegnersi, ma c’è ancora speranza: quelle braci, dentro di lui, esistono ancora, quella fiamma bisogna riaccenderla, alimentarla, ma non con la paura, quella non fa altro che demotivarci e spegnere il fuoco, ma con la positività.

Lo sappiamo, sembra quasi impossibile pensare positivo in questo periodo, ma è un’arma che hai ancora a disposizione per affrontare la situazione con lucidità e propositività.

PUNTO 1: Valutazione Oggettiva sulla Liquidità del tuo Studio

Il primo punto che dovresti approfondire per comprendere al meglio i rischi a cui è sottoposta la tua realtà odontoiatrica riguarda gli aspetti di gestione finanziaria. In particolare dovresti concentrarti sul cash flow.

Quanto hai sul conto in banca? Se oggi i pazienti dovessero smettere di affidare le loro cure a te, quanto tempo potrebbe resistere il tuo studio dentistico a livello economico, considerando i costi fissi e i costi variabili? Conosci già qual è la soglia di fatturato minimo a cui ambire per coprire tutti i costi?

Questi sono i primi 2 conti in tasca che devi farti!

Questo è il termometro che permette di comprendere le azioni successive da intraprendere per superare efficacemente questo periodo di difficoltà. Se vedi che stai andando oltre i costi di gestione, cerca di tagliare il più possibile investimenti non strettamente necessari per far sopravvivere l’attività. Viaggi per lavoro? Sembra banale ma inizia a fare le pulci sugli hotel in cui vai a dormire.

Analizza quei piccoli costi che paghi pigramente ogni mese e sfrutta l’occasione per abbatterli. Se poi stai pensando a degli investimenti a lungo termine, rimanda il discorso a più avanti, quando le acque si saranno calmate.

PUNTO 2: Recupero Crediti

Come prima soluzione, per ottenere maggiore cash flow, dovresti concentrarti sul recupero crediti. Quanti soldi hai fuori? Quelli sono soldi tuoi, che ti sei meritato con il tuo sudato lavoro, quindi è giusto che inizi a pretenderli dai tuoi pazienti. Grazie a questa attività, infatti, avrai a disposizione la liquidità per sostenere al meglio la situazione. Hai già una persona dedicata a questo tipo di attività?

Se non dovesse esserci, chi potrebbe dedicare del tempo a questa mansione tra le persone che attualmente compongono il tuo team e che in questo momento, a causa ridotto numero di visite, sono inattive?
Stabilisci insieme a questa persona la quantità di tempo da investire per il recupero crediti e mettila subito in azione.

 

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PUNTO 3: Riunione con lo staff 

Anche i tuoi collaboratori potrebbero avere paura! E’ normale: in questi giorni sui giornali e in televisione non si fa altro che parlare del virus.  Ricorda che oltre agli aspetti economici, è importante preservare l’armonia e il benessere delle persone che fanno parte del tuo studio dentistico. Il capitale più importante del tuo studio, perché sono loro che fanno muovere l’intera struttura!

Per questo motivo è importante indire una riunione il cui focus riguarda le azioni che verranno intraprese dallo studio per far fronte all’emergenza. Comunica chiaramente quali sono le procedure da seguire per ridurre il rischio all’interno della struttura.

Se dovessero esserci persone con esigenze specifiche (ad esempio collaboratori con bambini molto piccoli o genitori anziani) prendi in considerazione, se possibile, il telelavoro e lo smart working. Far continuare a lavorare persone prese dal panico potrebbe essere controproducente. Non sarebbero efficienti e rischierebbero di sfogare le loro frustrazioni sul lavoro.

Se ritieni di avere persone che rimarranno del tutto inoperose, prova a proporgli delle ferie anticipate.

PUNTO 4: Rassicurare i Pazienti

Invia attraverso i canali di comunicazione di cui disponi (sito web, email, social, sms, etc…) una comunicazione in cui spieghi i motivi per cui le persone dovrebbero continuare a servirsi da te. In particolare, nella comunicazione, evidenzia i seguenti punti:

  • L’attività è aperta: Alcuni Pazienti o Potenziali Pazienti a causa delle notizie di questi giorni, potrebbero pensare che lo studio sia chiuso. Sembra banale ma non lo è. Per prima cosa specifica orari di apertura e che le attività proseguono come di consueto.
  • Ordinanza: Segnala che nessuna ordinanza impone al tuo studio dentistico di chiudere e questo di per sé dovrebbe già essere una garanzia.
  • Protocolli ulteriori: Segnala che, in considerazione dell’emergenza in atto, hai preso tutte le dovute precauzioni (specifica quali sono, ad esempio “tutto il nostro personale ha fatto il tampone per il coronavirus” oppure “nel nostro studio dentistico sono presenti saponi detergenti e gel disinfettanti per abbattere il rischio di contagio”)
  • Esperienza e prodotto: Continuare a sottolineare la qualità delle cure offerte.

In queste comunicazioni dovresti “metterci la faccia”, ovvero esporti in prima persona come titolare e direttore sanitario dello studio, in questo modo sarai tu la garanzia che tutto è sotto controllo e che non c’è davvero alcun motivo per allarmarsi o per cessare di rivolgersi al tuo studio dentistico. Il fatto di mostrarti tu, psicologicamente, tranquillizzerà le persone. E’ un po’ come se stessi dicendo ad un amico “Ehi! Guarda che ci sono io! Puoi stare tranquillo!”

Raccogli delle testimonianze di pazienti che continuano a servirsi da te. Condividi queste comunicazioni sui social network e su tutti i canali a disposizione. Sui tuoi profili social inizia a diffondere immagini, grafici e testimonianze mediche autorevoli (ne avrai viste a centinaia in questi giorni) che dimostrano che il panico diffuso è ingiustificato.
Chiedi anche ai tuoi collaboratori, purchè siano favorevoli, di fare lo stesso sui loro profili personali.

Ricorda che in momenti di crisi e di difficoltà è importante non abbattere i costi di comunicazione e di marketing. Alcuni studi concorrenti potrebbero smettere di investire sulla promozione, in questo modo se tu persisti, potrai attirare nuovi pazienti.

PUNTO 5: Mantieni alto il Numero di Appuntamenti

Se per qualsiasi motivo, il tuo studio dentistico dovesse subire un calo dei pazienti o delle richieste, cerca di trovare dei modi per riprogrammare gli appuntamenti.
Studia attentamente delle strategie che ti permettano di mantenere alto il numero di preventivi accettati, eventualmente offrendo promozioni e sconti.

Ad esempio: Se hai l’agenda vuota perché molti pazienti hanno disdetto, impiega la segretaria a contattare i pazienti e offrire uno sconto per la prossima visita se portano un amico / conoscente (prima visita).

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PUNTO 6: Gestire le disdette di appuntamento

Se qualche paziente ha intenzione di disdire un appuntamento già pagato (in alcuni studi gli appuntamenti vengono pagati in anticipo) o programmato, invece di perdere l’intero importo, offri uno sconto speciale o riprogramma l’appuntamento oppure offri un voucher di spesa dello stesso importo o leggermente superiore da utilizzare in un altro periodo.

Ad esempio: Se un paziente di chiama per disdire un appuntamento prenotato, proponi un servizio aggiuntivo come ad esempio una prima visita ad un amico / parente oppure uno sconto sull’igiene o un altro servizio offerto dalla tua struttura. Se il paziente ha diritto al rimborso e insiste per averlo, ovviamente restituisci l’intero importo. La peggiore azione di marketing per il tuo studio dentistico è il passaparola negativo

PUNTO 7: Gestione dei fornitori

Se vedi che nonostante gli sforzi, le richieste di appuntamento continuano a diminuire, i pazienti sono sempre meno e lo studio fa fatica a raggiungere il punto di pareggio, anticipa le difficoltà e contatta i tuoi fornitori per rinegoziare gli accordi di pagamento.

Piuttosto che tentennare e farti chiamare dalla loro amministrazione chiama tu. Fai capire la situazione e prometti che pagherai, ma hai la necessità di dilazionare i pagamenti. Se, ad esempio, hai un pagamento a 30 giorni chiedi che venga suddiviso in 3 tranche, 30,60 e 90 giorni.

Tasta tu, in ogni caso, il polso della situazione e cerca di comprendere quale potrebbe essere l’accordo migliore che potresti strappare. Ricordati sempre, comunque, che dall’altra parte c’è una persona come te, che potrebbe avere i tuoi stessi problemi.

Non prendere in giro chi ti trovi davanti, Sii franco ma risoluto. Ma soprattutto fai di tutto per rispettare i pagamenti rinegoziati, in questo modo non intaccherai la fiducia che il fornitore ripone in te. Non c’è niente di peggio che chiedere di posticipare un pagamento e poi non onorare la propria parola.

PUNTO 8: Ripensa la tua attività

“Dietro ogni difficoltà si nasconde il seme dell’opportunità”

Lo sappiamo, leggere questa frase, in questo momento complesso, potrebbe farti storcere la bocca. La verità però è questa: da questa lezione bisogna trarre un insegnamento e cercare di trovare il lato positivo anche nella disgrazia.

Uno degli aneddoti di Paolo Ruggeri, fondatore di OSM, è questo. Nel 2001, a causa di un ricovero forzato, era stato costretto a rimanere 6 mesi a letto, fermo. Proprio lui, che ogni giorno cambiava nazione per gestire le attività del gruppo e cercare nuove opportunità di business.

Un dramma personale e una perdita economica incalcolabile per l’azienda. Paolo decise di sfruttare questo momento di inoperosità per dedicarsi ad un’attività strategica che mai avrebbe avuto modo di mettere in campo in mezzo alle mille attività che portava avanti.

Scrisse un libro di management, “I nuovi condottieri” in cui riassunse tutta la sua filosofia di business. A distanza di quasi vent’anni possiamo vedere gli effetti straordinari che questa azione ha avuto sull’azienda. Centinaia di migliaia di copie vendute in tutto il globo, libro tradotto in più di 10 lingue: un successo mondiale che ha portato ad OSM Medical migliaia di pazienti.

Insomma, Paolo è riuscito a trovare il modo di trasformare qualcosa di estremamente negativo in una grande opportunità di guadagno.

Se con l’emergenza coronavirus lo studio dentistico è andato in crisi significa una cosa: non hai preso le dovute precauzioni perché questo non accadesse. La domanda è “Se tra 6 mesi succedesse qualcosa di simile ti ritroveresti da capo? Se tra 6 mesi il tuo settore andasse in difficoltà?”

Forse, come nella favola della cicala e della formica, hai sperperato le tue riserve in attività poco strategiche, non hai stanziato un fondo per le emergenze o pensato un piano di riserva. Forse, negli ultimi anni, ti sei limitato a proseguire con la tua attività senza mai provare ad innovare.

La peggior frase mai detta da un titolare di studio è “Abbiamo sempre fatto cosi”. Purtroppo “fare sempre così” è il modo peggiore di affrontare il mercato. Perché il mondo cambia e quindi anche gli studi odontoiatrici devono adattarsi, se vogliono continuare a sopravvivere.  Ma, se l’obiettivo, come dovrebbe, è quello di prosperare, gli studi dentistici non dovrebbero più adeguarsi, devono, invece, cavalcare i cambiamenti!

 

Nel dramma la grande opportunità: come puoi modificare il tuo modello attività, non per sopravvivere, ma per fare il botto nei prossimi anni?

 

L’Italia è il paese più bello del mondo. Migliaia di anni di storia. L’arte. La varietà dei paesaggi, del cibo. E parlando del nostro settore? Il settore odontoiatrico italiano è pieno di grandi professionisti “mani d’oro”, dediti al loro lavoro, alla loro passione e capaci di migliorare davvero la vita dei loro pazienti.

Non lasciare che il coronavirus o qualche provvedimento statale uccida la tua attività.
Tu sei molto, molto più forte!

 

OSMM, la 1′ società di consulenza per Studi Dentistici, da oltre 15 anni specializzata nel settore, può Aiutarti! Per ricevere maggiori informazioni COMPILA SENZA IMPEGNO IL MODULO QUI SOTTO creare-un-sito-internet-per-dentisti-7

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